ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟΣΙΟ

Την Εγκύκλιο με Αριθ.Πρωτ.:ΔΙΣΣΚ/ΤΠΠ/Φ.1/26898/24-7-2018 " Εφαρμογή του Συστήματος «Διοίκηση μέσω Στόχων» για το έτος 2019" , σχετική με τη διαδικασία της στοχοθεσίας στο Δημόσιο, η οποία περιγράφει τη διαδικασία και δίνει τα χρονοδιαγράμματα, εξέδωσε το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης.

Στην εγκύκλιο το ΥΠΔΑ ζητά την έγκαιρη ενεργοποίηση των αρμοδίων υπηρεσιών των φορέων (Διευθύνσεις / Τμήματα Ποιότητας και Αποδοτικότητας σε όσους φορείς υφίστανται τέτοιες μονάδες ή Οργανικές μονάδες στις οποίες έχουν ανατεθεί, μεταξύ άλλων, οι σχετικές αρμοδιότητες, όπως τούτο προβλέπεται από τον Οργανισμό κάθε φορέα ή Διευθύνσεις Διοικητικού / Προσωπικού, όπου οι ανωτέρω μονάδες δεν υφίστανται).

Χρονοδιάγραμμα – Διαδικασία


 

1. Εντός της πρώτης εβδομάδας του Οκτωβρίου κάθε έτους το ανώτατο όργανο διοίκησης γνωστοποιεί τους προτεινόμενους στρατηγικούς στόχους του φορέα για το επόμενο έτος.
2. Εντός της πρώτης εβδομάδας του Νοεμβρίου, το ανώτατο όργανο διοίκησης, σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους και λαμβάνοντας υπόψη τις ανωτέρω εισηγήσεις, εκδίδει τη σχετική απόφαση στοχοθεσίας του φορέα, επιμερισμένης ανά Γενική Διεύθυνση.
3. Βάσει του περιεχομένου της ανωτέρω απόφασης γνωστοποιούνται σε κάθε Γενική Διεύθυνση ή σε κάθε Διεύθυνση οι στρατηγικοί στόχοι που έχουν κατανεμηθεί σε αυτήν για το επόμενο έτος. Η ανωτέρω απόφαση κοινοποιείται ηλεκτρονικά σε όλους τους υπαλλήλους και παρουσιάζεται σε ολομέλεια των Διευθύνσεων ανά Γενική Διεύθυνση, όπου αυτή υφίσταται, υπό την προεδρία του ανωτάτου οργάνου διοίκησης.
4. Οι Προϊστάμενοι Γενικής Διεύθυνσης προβαίνουν σε μια κατ’ αρχήν εξειδίκευση ανά οικεία Διεύθυνση των στόχων που έχουν τεθεί στη Γενική τους Διεύθυνση και ενημερώνουν σχετικά με την εξειδίκευση τους υπαγόμενους σε αυτούς Προϊσταμένους Διεύθυνσης και τους ζητούν να εισηγηθούν περαιτέρω προσδιορισμό των στόχων κάθε Διεύθυνσης.
5. Οι Προϊστάμενοι Διεύθυνσης ζητούν από τους Προϊσταμένους Τμήματος να εισηγηθούν τον προσδιορισμό των στόχων κάθε Τμήματος.
6. Οι Προϊστάμενοι Τμήματος ζητούν από τους υπαλλήλους να υποβάλουν τις απόψεις τους και τις προτάσεις τους σχετικά με την στοχοθεσία του Τμήματος, της Διεύθυνσης και συνολικά της Υπηρεσίας.
7. Εντός της πρώτης εβδομάδας του Δεκεμβρίου, κάθε Γενικός Διευθυντής, βάσει των εισηγήσεων των Προϊσταμένων, εκδίδει απόφαση στοχοθεσίας της Γενικής του Διεύθυνσης, επιμερισμένης ανά Διεύθυνση και Τμήμα.
8. Εντός της δεύτερης εβδομάδας του Δεκεμβρίου, ο Προϊστάμενος Τμήματος παρουσιάζει στην Ολομέλεια των υπαλλήλων του Τμήματος τους στόχους που έχουν αποφασιστεί κατά τα ανωτέρω και προτείνει, στο πλαίσιο της στοχοθεσίας αυτής, τους ατομικούς στόχους κάθε υπαλλήλου, λαμβάνοντας υπόψη την κατηγορία και τον κλάδο του υπαλλήλου, τα πρόσθετα τυπικά του προσόντα, τις γνώσεις του, τη διοικητική εμπειρία και τις δεξιότητες που κατέχει σε σχέση με τον επιδιωκόμενο στόχο, καθώς και τις ενέργειες και δράσεις που πρόκειται να αναλάβει.
9. Στη συνέχεια, ακολουθεί συνέντευξη του Προϊσταμένου με κάθε υπάλληλο.
10. Ο Προϊστάμενος Τμήματος, μετά τη διαδικασία καθορισμού της ατομικής στοχοθεσίας στο Τμήμα του, κοινοποιεί εγγράφως σε κάθε υπάλληλο τους ετήσιους ατομικούς του στόχους.
11. Η απόφαση για τους στρατηγικούς στόχους του φορέα εκδίδεται από το ανώτατο όργανο διοίκησης εντός της πρώτης εβδομάδας του Νοεμβρίου, ενώ η απόφαση για τους επιχειρησιακούς στόχους Γενικών Διευθύνσεων, Διευθύνσεων και Τμημάτων εκδίδεται από τους Γενικούς Διευθυντές για τον τομέα ευθύνης τους εντός της πρώτης εβδομάδας του Δεκεμβρίου.

Για την παρακολούθηση της στοχοθεσίας καθορίζονται Δείκτες Μέτρησης Αποδοτικότητας και Αποτελεσματικότητας.

Η παρακολούθηση υλοποίησης της στοχοθεσίας πραγματοποιείται σε δύο ιεραρχικά επίπεδα:

α) σε επίπεδο Διεύθυνσης από την Ολομέλεια της Διεύθυνσης και

β) σε επίπεδο Τμήματος, από την Ολομέλεια του Τμήματος.

Τα αποτελέσματα της υλοποίησης της ετήσιας στοχοθεσίας αποτυπώνονται  στις Εκθέσεις Αξιολόγησης, που εγκρίνονται από τις Ολομέλειες της Διεύθυνσης και του Τμήματος.

Οι Εκθέσεις Αξιολόγησης συντάσσονται από τον οικείο Προϊστάμενο περιλαμβάνουν το έργο που παρήγαγαν οι οργανικές μονάδες και εγκρίνονται ύστερα από συζήτηση τουλάχιστον από τα δύο τρίτα (2/3) των υπαλλήλων της αντίστοιχης δομής.

Οι Εκθέσεις είναι επαρκώς αιτιολογημένες βάσει της στοχοθεσίας της κάθε δομής και λαμβάνουν βαθμολογία από 0−100.